Tidigare ställda frågor!


Jag ska leda ett förbättringsarbete och ser olika sätt att gå åt frågan. Hur ser ni på olika strategier för förbättringsarbete?

Svar: I svaret nedan antar jag att du med ”förbättringsarbete” menar att förbättra en verksamhet (en affär eller en organisation) inom dess nuvarande definition. Med det menar jag att man från början har sållat bort de initiativ som går ut på att man borde göra något annat/eller något ytterligare som inte ligger i uppdraget.
 
Förbättringsarbeten består ju sällan av ett enda stort initiativ, utan av många mer eller mindre sammanlänkade aktiviteter som bildar en portfölj av initiativ. Det är avgörande att förbättringarna betraktas på denna portföljnivå och inte varje enskilt initiativ för sig. Skälet till det är att det ofta finns starka beroenden initiativen emellan, och att det finns risk för dubbelräkning (samma vinst räknas hem i flera initiativ trots att det i verkligheten bara finns en vinst att göra) och risk för resurskonflikter (initiativen räknar med att använda begränsade resurser, såsom IT-system, nyckelpersoner eller pengar på ett sätt som inte är praktiskt möjligt).
 
Med detta sagt tycker jag att en strategi bör ha följande komponenter:
 

  1. Ett väl genomtänkt och anpassat angreppsätt för styrning och uppföljning av portföljen av initiativ. Det är ju inte förrän initiativen väl genomförts som förbättringen uppstår. Det räcker inte att bara ha planen. Under uppföljningen är de avgörande att inte bara kostnaden, utan framförallt det förväntade värdet följs upp. Ofta tas värdet (den positiva delen av förbättringen) för given i och med att initiativet definieras och man följer sedan mest upp kostnaderna under löptiden. Det är emellertid så, att förutsättningarna ofta ändras, så att det förväntade värdet inte kan realiseras. (Många projekt slutförs på tid och inom budget och ses därför som lyckade, men visar sig vid närmare betraktelse inte ha genererat det värde som utlovades vi besluttidpunkten.)

  2. En tydlig kommunikationsstrategi för vilka förändringar som kan förväntas av de initiativ som beslutas (på portföljnivå). Om initiativen stöter på patrull i organisationen på grund av dålig kommunikation och missuppfattningar kan även de godaste förbättringsinitiativ reduceras till allmänt strul.

  3. En välutarbetat plan för hur ledarskapet ser ut. Ofta läggs förbättringsarbetet ut som tilläggsuppgifter på ansvariga chefer som antingen ägnar för mycket eller för litet tid åt initiativen och därigenom riskerar at försumma sina ordinarie arbetsuppgifter eller förhindra framdrift i initiativen. Att det verkligen finns resurser (ork) att genomföra förbättringsarbetet måste säkerställas vid starten så man inte riskerar att det blir sämre innan det (eventuellt) blir bättre.  

/Anders

 

Producerad av Snyggare-Internet